從紙質(zhì)文件過(guò)渡到數(shù)字化流程，不僅可以在新冠病毒COVID－19大流行這樣的危機(jī)中幫助當(dāng)各地政府，如減少資源和人力成本，而且將來(lái)還會(huì)使服務(wù)變得更容易獲得。

長(zhǎng)期以來(lái)，私營(yíng)部門(mén)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到數(shù)字計(jì)劃對(duì)于生存至關(guān)重要。在所有企業(yè)中，有89％已經(jīng)采用了數(shù)字優(yōu)先業(yè)務(wù)戰(zhàn)略或計(jì)劃這樣做，而沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)中有55％的企業(yè)認(rèn)為，距離失去市場(chǎng)份額還不到一年。

這些努力得到了回報(bào)：Adobe的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，優(yōu)先考慮數(shù)字計(jì)劃的企業(yè)比其同行實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的可能性要高64％。

業(yè)務(wù)連續(xù)性計(jì)劃對(duì)公共部門(mén)和私營(yíng)部門(mén)同樣重要。今天，新冠病毒這是一場(chǎng)大流行；明天可能是颶風(fēng)或大火。這些連續(xù)性計(jì)劃的核心是數(shù)字策略。但是，不幸的是，許多政務(wù)服務(wù)在數(shù)字化方面都落后于私營(yíng)部門(mén)。

我與政府合作已有25年以上的時(shí)間來(lái)制定這些數(shù)字化策略，而且我已經(jīng)看到那些已經(jīng)采取了重要的數(shù)字化舉措的政府發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的危機(jī)比沒(méi)有采取的行動(dòng)更容易解決。例如，已經(jīng)數(shù)字化的地區(qū)的房主希望利用低再融資率，可以在家中將契約移至其財(cái)產(chǎn)。

但這不僅是方便或改善公用事業(yè)的問(wèn)題，也不只是使危機(jī)更易于管理的問(wèn)題。這些努力落后的政府現(xiàn)在應(yīng)該考慮如何繼續(xù)為居民提供必要的遠(yuǎn)程服務(wù)或減少人員數(shù)量以應(yīng)對(duì)未來(lái)的危機(jī)。

這意味著要使用一種系統(tǒng)為市民提供低成本的文件數(shù)字訪問(wèn)權(quán)限，從而取代去政府部門(mén)尋找紙質(zhì)文件的勞苦奔波。這些舉措可以保護(hù)重要記錄并提高政府工作人員的效率。它們帶來(lái)了收入，因?yàn)檎�府可以收取訪問(wèn)這些記錄的費(fèi)用，而無(wú)需人工查找記錄的勞動(dòng)力成本。

地方政府擁有數(shù)十年甚至數(shù)百年的紙質(zhì)記錄，從土地記錄和法院記錄到出生證和地圖，應(yīng)有盡有。這些物理文件難以搜索并且存儲(chǔ)昂貴。跟蹤物理文件通�？赡苄枰獛滋斓臅r(shí)間。

將實(shí)物文件數(shù)字化并建立記錄管理系統(tǒng)后，信息收集變得更加簡(jiǎn)單。法官、律師和執(zhí)法人員可以登錄系統(tǒng)，進(jìn)行搜索并下載所需記錄的數(shù)字化副本。市民可以在幾秒鐘內(nèi)在線或通過(guò)電話找到所需的文件，并且可以提醒他們有關(guān)其記錄的潛在欺詐活動(dòng)。

一旦將文件掃描為數(shù)字格式（通常從當(dāng)前文件開(kāi)始并向后移動(dòng)），則可以在使用記錄管理，法院或陪審團(tuán)系統(tǒng)時(shí)對(duì)其進(jìn)行搜索，管理和即時(shí)檢索。最終結(jié)果是為政府工作人員和公眾提供了一個(gè)更快、更有效且對(duì)移動(dòng)設(shè)備友好的過(guò)程。

云托管的存儲(chǔ)解決方案通常是最佳選擇。它們靈活，適合移動(dòng)設(shè)備，價(jià)格便宜且易于擴(kuò)展；通常，可以通過(guò)購(gòu)買新物理服務(wù)器并在現(xiàn)場(chǎng)部署它們的成本的一小部分來(lái)增加計(jì)算和存儲(chǔ)容量。

數(shù)字化的地方政府部門(mén)還將提供寶貴的歷史服務(wù)，這將使他們的后代在很長(zhǎng)的將來(lái)受益。例如，從1620年開(kāi)始，馬薩諸塞州普利茅斯已經(jīng)索引了超過(guò)100萬(wàn)份文件和土地記錄，其中包括在五月花上起草的文件。他們還抄寫(xiě)了普利茅斯注冊(cè)局的原始手寫(xiě)文件，全部用17世紀(jì)的草書(shū)書(shū)寫(xiě)。為子孫后代保存這些文件對(duì)于保存美國(guó)的歷史遺產(chǎn)至關(guān)重要。

最好通過(guò)從現(xiàn)在開(kāi)始掃描每個(gè)傳入的文檔來(lái)開(kāi)始數(shù)字化過(guò)程，然后根據(jù)可用資金及時(shí)向后工作，以10到20年的增量掃描文件。

在當(dāng)今的數(shù)字世界中，我們很幸運(yùn)能夠擁有技術(shù)來(lái)保護(hù)我們國(guó)家的記錄，并使需要記錄的人快速訪問(wèn)它們。未來(lái)政府將通過(guò)簡(jiǎn)單、精簡(jiǎn)和用戶友好的工具為選民服務(wù)，從而消除公眾對(duì)繁文縟節(jié)的污名化，并使雙方的體驗(yàn)更加輕松愉快。